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    經理人如何管理繁忙的工作？
    • 發布日期：2012-07-12
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    現代人之所以會忙亂，一大原因是我們身處信息爆炸的環境，習慣吸收信息，一直接受，而沒有習慣主動整理。經理人深陷忙碌的狀況，也是如此。我們一個決策接著一個，卻很少回過頭思考事情的過程，當時如何處理其中的環節。要回頭思考，才會整理歸納出經驗，后面才能夠愈走愈快。

    因此，身為經理人，首先一定要思考的是：自己的職責是什么，把職責相關的事務，全部納進工作。

    下一步是組織、架構工作。一般工作可以大體可以分為兩類，一類是經常性、周而復始的工作。一類是非經常性的工作，尤其是突發、需要解決的問題。

    重復性的工作，就可以建立標準化流程、提高效率，所花費的工作時間就會愈來愈少。多出來的時間，可以處理非經常性的工作與思考。經理人有部屬、需要帶人，經常性的工作就可以分工、授權給部屬。不過，這說起來是簡單的兩個詞，其實是最花時間的工作，也是一般人最容易疏忽的。實際落實，絕對不是做一次就可以到位。

    分工，其實是復雜、瑣碎、漫長的過程。因為，分工一定有灰色地帶，工作就無法一次界定清楚。所以，分工后，還要仔細觀察哪里不明確，再把職責更仔細地厘清。這樣的厘清可能要做很多次。

    另外，部屬不見得了解主管的想法。所以，主管分工后，還必須觀察部屬是否真正了解。部屬真的了解主管的想法后，大家才能真的照主管的分工就位，各司其職。

    授權，也是被過度簡化。人不是用一個模子做出來的，不是交代了工作的要求、內涵、步驟、方法后，部屬就會做。主管必須給予協助，教部屬怎樣做被授權的工作，看著部屬學會、養成習慣。

    這些步驟是非常基礎的，一開始很耗費時間，而且人員還會替換。“分層負責”，常是管理者偷懶的借口。更重要的那句話，是“概括承受”。沒有人是百分之百具備能力的，主管要先協助部屬，部屬才能幫主管工作。

    如果主管偷懶，問題就會一籮筐。主管要建立一個扎實的部門，就像蓋房子，是件大工程。主管要先把基礎的盤顧好，就得先花時間把分工、授權基礎打好，部屬工作有效率、質量好、養成習慣。未來修補、刷刷漆，就簡單了。

    分工、授權上軌道，主管做非經常性工作的時間就會變多?？赡苁翘幚聿繉俳鉀Q不了的問題，或是觀察、思考外在環境變化。部屬的工作，總會碰到5%是超過他能力負荷的，就應該向上匯報到主管，這就是主管要處理的非經常性工作。

    如果經常觀察環境變化，在變化初期，就思考未來可能的影響，慢慢納入工作，變成部屬工作的標準化流程。因為早有規劃，即使環境改變，工作也不會忙亂了。

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