完整的30分鐘與總和6次的5分鐘,雖然都一樣是“30分鐘”,但做起事來的效果卻是不同的。有的工作需要一氣呵成,比如:擬定一份計劃書,30分鐘就完全可以了,但是如果分成6次、每次5分鐘的話,往往就無法完成;而有的工作可以把時間分成獨立的區塊來考量,以會計的作業為例,如果是5分鐘能夠做好的計算,就可以分成6次來進行。這樣,能更有效地使用時間。

以個人而言,我寫業務報告時,思考架構則要花上1個小時的時間,我會利用通勤的時間在車上思考梗概。擬定好了梗概,寫報告本身只需要15分鐘到30分鐘即可,因此效率很高。然而,一般人在通勤的期間什么都不想,身體自動往前走,到了公司卻要整合出完整的1小時來進行思考,結果花費了比原先預期的更多時間,時間自然捉襟見肘。

我們平常所做的工作并不是第一次接觸的,照道理說應該知道整體大約要花費多少時間。只要稍作思考,了解這項工作需要完整的時間或者把時間分散開來有沒有關系?如此一來,就可以設計出有效率的行程。

如果是第一次接觸的陌生工作,可以預估所需時間,先嘗試做個15分鐘,再來計算要完成整個工作大約需要花多少時間。

這種按照工作種類來區隔使用時間的方法,就連空出來的5分鐘、10分鐘也可以有效地使用,進而快速完成工作。