完整的30分鐘與總和6次的5分鐘,雖然都一樣是“30分鐘”,但做起事來的效果卻是不同的。有的工作需要一氣呵成,比如:擬定一份計(jì)劃書,30分鐘就完全可以了,但是如果分成6次、每次5分鐘的話,往往就無法完成;而有的工作可以把時(shí)間分成獨(dú)立的區(qū)塊來考量,以會(huì)計(jì)的作業(yè)為例,如果是5分鐘能夠做好的計(jì)算,就可以分成6次來進(jìn)行。這樣,能更有效地使用時(shí)間。

以個(gè)人而言,我寫業(yè)務(wù)報(bào)告時(shí),思考架構(gòu)則要花上1個(gè)小時(shí)的時(shí)間,我會(huì)利用通勤的時(shí)間在車上思考梗概。擬定好了梗概,寫報(bào)告本身只需要15分鐘到30分鐘即可,因此效率很高。然而,一般人在通勤的期間什么都不想,身體自動(dòng)往前走,到了公司卻要整合出完整的1小時(shí)來進(jìn)行思考,結(jié)果花費(fèi)了比原先預(yù)期的更多時(shí)間,時(shí)間自然捉襟見肘。

我們平常所做的工作并不是第一次接觸的,照道理說應(yīng)該知道整體大約要花費(fèi)多少時(shí)間。只要稍作思考,了解這項(xiàng)工作需要完整的時(shí)間或者把時(shí)間分散開來有沒有關(guān)系?如此一來,就可以設(shè)計(jì)出有效率的行程。

如果是第一次接觸的陌生工作,可以預(yù)估所需時(shí)間,先嘗試做個(gè)15分鐘,再來計(jì)算要完成整個(gè)工作大約需要花多少時(shí)間。

這種按照工作種類來區(qū)隔使用時(shí)間的方法,就連空出來的5分鐘、10分鐘也可以有效地使用,進(jìn)而快速完成工作。